8 Sleutelgebieden van beheer van medische rekeningvorderingen

Het bereik van debiteuren begrijpen

Het algemene doel van debiteurenbeheer is om de kortst mogelijke incassotijd te realiseren. Debiteuren, ook wel patiëntenrekeningen genoemd, hebben betrekking op inkomsten die zijn gegenereerd maar nog niet zijn verzameld. Om ervoor te zorgen dat de cashflow voldoende is voor een effectief beheer, heeft het medische kantoor de verantwoordelijkheid om zijn omzetpotentieel te maximaliseren.

Debiteurenbeheer (AR) omvat bijna alle gebieden van het medische kantoor.

Succesvol debiteurenbeheer vereist een volledig begrip van de relatie tussen elk gebied of elke afdeling en beïnvloedt de opbrengstcyclus en de AR-afhaalperiode. Laten we elk van de acht sleutelgebieden verkennen.

1. Juridische concepten

Juridische concepten omvatten begrip en het volgen van nationale en federale voorschriften. Het gebied dat altijd het meest zorgwekkend is geweest, is fraude en misbruik, vooral met betrekking tot Medicare, Medicaid en andere federaal gefinancierde programma's.

Fraude verwijst naar moedwillig en willens en wetens het in rekening brengen van medische claims in een poging om elk federaal gefinancierd programma voor geld te bedriegen. De meest voorkomende vormen van fraude en misbruik omvatten facturering voor apparatuur die nooit is verstrekt, facturering voor nooit uitgevoerde services, up-coderingstarieven om een ​​hoger terugbetalingspercentage te ontvangen, en ontvlechtingskosten.

Het Office of Inspector General (OIG) heeft speciale fraudewaarschuwingen ontworpen en uitgegeven aan de gemeenschap van zorgverleners.

Deze waarschuwingen waren bedoeld om de nationale trends van fraude onder de aandacht van het grote publiek te brengen. Het is ook een manier om inzicht te geven in en inzicht te geven in frauduleuze praktijken binnen de branche en om specifieke schendingen van de Medicare en Medicaid Anti-Kick Back Law aan te pakken.

2. Contractonderhandeling

Contractonderhandeling omvat het ontwikkelen van een financiële relatie met organisaties voor managed care.

Beheerde zorgorganisaties vertegenwoordigen tot 50 procent van de netto-inkomsten van de meeste medische kantoren.

Het onderhandelen van managed care-contracten vereist uitgebreide kennis van het contractproces. Dit omvat vergoedingspercentages, effectieve en beëindigingsdata, richtlijnen voor het indienen van claims, betalingsvoorwaarden en andere contractbepalingen.

Elke negotiationstrategie voor een medisch kantoor is uniek en zal gebaseerd zijn op verschillende factoren, maar deze basisideeën moeten in gedachten worden gehouden:

• Ken de markt: weet u welk percentage van uw markt Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare of onverzekerd heeft? Een marktonderzoek biedt waardevolle informatie die nodig is voor alle contractonderhandelingen.
• Wees realistisch: als u de beheerde zorgomgeving begrijpt, inclusief de verschillende betaalmethoden, krijgt u een basis met informatie die nodig is om een ​​realistische benadering te hanteren bij het onderhandelen.
• Een consultant inhuren: veel organisaties vertrouwen op consultingservices om contractonderhandelingen voor managed care aan te bieden vanwege de complexe aard van contracten en de juridische aspecten die hiermee gemoeid zijn.

Juridische adviseurs moeten worden geraadpleegd over alle contractkwesties wanneer er aanzienlijke en verschillende blootstellingen zijn aan de organisaties of wanneer contractkwesties buiten het bereik vallen van de expertise van medisch kantoorleiderschap.

3. Naleving

Het ontwikkelen van een compliance-programma omvat het opstellen van een geschreven handleiding waarin het nalevingsbeleid en de medische gedragscode worden beschreven. De meeste medische compliance-beleidsregels omvatten zowel ethische als juridische concepten. Het OIG (Office of Inspector General) biedt deze zeven componenten die een solide basis bieden voor een complianceprogramma voor medische kantoren.

1. Het uitvoeren van interne monitoring en auditing;
2. Implementatie van compliance- en oefenstandaarden;
3. Het aanwijzen van een compliance officer of contactpersoon;
4. Het uitvoeren van passende training en opleiding;
5. Adequaat reageren op geconstateerde overtredingen en corrigerende maatregelen ontwikkelen;

1. Het ontwikkelen van open communicatielijnen; en
2. Handhaving van disciplinaire normen door middel van goed gepubliceerde richtlijnen.

4. Rechten van de patiënt

Het Amerikaanse Office of Personnel Management identificeert drie belangrijke doelstellingen voor de ontwikkeling en het gebruik van patiëntenrechten.

• Ten eerste, om het vertrouwen van de consument te versterken door ervoor te zorgen dat het zorgstelsel eerlijk is en inspeelt op de behoeften van de consument, biedt het consumenten geloofwaardige en effectieve mechanismen om hun zorgen weg te nemen, en moedigt het consumenten aan om een ​​actieve rol te spelen bij het verbeteren en verzekeren van hun gezondheid.
• Ten tweede om het belang te bevestigen van een sterke relatie tussen patiënten en hun beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg.
• Ten derde, de cruciale rol die consumenten spelen bij het beschermen van hun eigen gezondheid bevestigen door zowel rechten als verantwoordelijkheden voor alle deelnemers vast te stellen om de gezondheidsstatus te verbeteren.

Er zijn acht belangrijke gebieden met betrekking tot patiëntenrechten binnen het medische kantoor.

1. Patiënteninformatie: patiënten hebben recht op accurate en gemakkelijk te begrijpen informatie over hun gezondheidsplan, beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg en gezondheidszorgfaciliteiten.
2. Keuze van leveranciers: patiënten hebben het recht om zorgaanbieders te kiezen wanneer zij die nodig hebben.
3. Toegang tot noodhulpdiensten : patiënten hebben recht op medische spoedbehandeling, ongeacht hun vermogen om te betalen.
4. Geïnformeerde toestemming: patiënten mogen alleen toestemming geven voor medische behandeling als zij voldoende informatie hebben over hun diagnose en alle behandelingsopties beschikbaar zijn in termen die zij kunnen begrijpen.
5. Respect en non-discriminatie: patiënten hebben recht op attente, respectvolle zorg van alle zorgverleners en mogen niet worden gediscrimineerd bij het leveren van diensten.
6. Vertrouwelijkheid: patiënten hebben het recht op privécommunicatie en om de vertrouwelijkheid van hun individueel identificeerbare informatie te beschermen.
7. Klachten en beroepen: patiënten hebben recht op een eerlijke en efficiënte oplossing voor klachten die worden ingediend bij het medische kantoor.
8. Patiëntverantwoordelijkheden: patiënten hebben een aantal verantwoordelijkheden bij het medische kantoor, waaronder actieve deelname aan hun behandelplan, tijdige oplossing van hun financiële verplichting en respectvolle interactie met al het personeel.

5. Toegang voor patiënten

Het succes van uw medische kantoor is sterk afhankelijk van hoe goed de services voor patiënttoegang (of het front-end personeel) presteren. De cyclus van een patiëntenaccount vindt zijn oorsprong in de eerste invoer van demografische gegevens van de patiënt. Het opbouwen van een dynamiet patiëntentoegangsteam is een cruciale stap in de richting van het verbeteren van de facturering en het verzamelen van inspanningen en het verhogen van de prestaties van de inkomstencyclus.

De typische redenen waarom de meeste teams van patiëntentoegangservices een laag prestatieniveau hebben, zijn het gebrek aan gepaste middelen, onvoldoende training en onvoldoende personeel. Gelukkig kunnen deze snel en zonder hoge kosten worden opgelost.

6. Lading vastleggen

Het belang van het vastleggen van kosten moet voor alle afdelingen tot uitdrukking komen. De klinische medewerkers moeten zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid voor debiteuren door nauwkeurige documentatie en het vastleggen van kosten.

Ladingsregistratie omvat de juiste koppeling van medische codes aan services en procedures die worden weergegeven tijdens het bezoek aan de patiënt. Elk klinisch gebied speelt een belangrijke rol bij de tijdigheid van codering en de nauwkeurigheid van facturering. Er zijn een groot aantal gebieden die bijdragen aan het vastleggen van kosten, inclusief maar niet beperkt tot:

• Ambulante zorg
• Case Management
• Kritieke zorg
• Laboratorium
• Moederschap
• Medisch-chirurgische eenheid
• Mentale gezondheid
• Nucleair medicijn
• Pijnbeheersing
• Pediatric
• farmaceutisch
• Fysiotherapie
• Radiologie
• Wondverzorging

7. Gezondheidsinformatiebeheer

Gezondheidsinformatiebeheer is het proces van het bewaren, opslaan en ophalen van gezondheidsinformatie voor patiënten in overeenstemming met de toepasselijke federale, staats- en accrediterende instanties. Er zijn tien verantwoordelijkheden in het kader van gezondheidsinformatiemanagement.

1. Medische codering
2. Medische transcriptie
3. Medische noodzaak
4. Medische stafondersteuning
5. Assemblage van medische dossiers
6. Onderhoud van medische dossiers
7. Vijlen en ophalen
8. Privacy en beveiliging
9. Vrijgeven van informatie
10. Het behouden van vertrouwelijkheid

8. Patiënten financiële diensten

Patient Financial Services is uiteindelijk verantwoordelijk voor de juiste en tijdige facturering en incasso van debiteuren op het medische kantoor.

Het medische factureringsproces vereist een volledige kennis van verzekeringsbetalers en de wet- en regelgeving van de gezondheidszorgsector. Medische kantoorbriefers zijn verantwoordelijk voor het tijdig indienen van technische of professionele medische claims bij verzekeringsmaatschappijen, waaronder artsenbureaus, ziekenhuizen, verpleeghuizen of een andere zorginstelling.

Effectieve opvolging van collecties resulteert in de snelle oplossing van uw medische kantoorclaims. De opvolging van de claims zou net zo snel moeten beginnen als zeven tot tien dagen nadat uw claim voor betaling is ingediend. Onmiddellijke inspanningen om claims te krijgen, verminderen niet alleen uw debiteurendagen, maar verhogen ook de cashflow.

Adequate personeelsbezetting met een goede collectietraining zal het gewenste resultaat opleveren in de collectiefase van de inkomstencyclus. Medewerkers van medische kantoren moeten zich bewust zijn van de fundamentele stappen die nodig zijn voor een efficiënte opvolging van verzekeringsclaims.

De samenwerking en samenwerking van alle acht gebieden vormen een integraal onderdeel van het succes van debiteurenbeheer. Hoewel er onverwachte barrières zijn die de AR-verzamelperiode kunnen beïnvloeden, is het de rol van leiderschap om deze belemmeringen voor het succes van de organisatie te identificeren en aan te passen.