Effectieve werving voor medisch kantoorpersoneel

Het werven van succesvolle medische kantoormedewerkers is een belangrijke verantwoordelijkheid. Klanten van een medisch kantoor zijn geen typische klanten. Het zijn patiënten die de hoogste kwaliteit van zorg verwachten, en sommige zijn mogelijk in het midden van een medische crisis en vereisen delicate behandeling. Niet alleen is het belangrijk voor het personeel om bepaalde professionele vaardigheden en sterke punten te hebben , het is noodzakelijk dat zij begrijpen dat het leven van patiënten afhankelijk is van de kwaliteit van hun werk. Effectieve planning is essentieel voor het werven van succes .

Bereid je voor op rekrutering voordat je een vacature hebt

Zelfs als uw medische kantoor volledig bemand is, moet u altijd op zoek zijn naar nieuw talent. De meeste werkgevers zijn niet voorbereid op het vertrek van een van hun medewerkers. Als een medewerker vandaag zijn bericht van twee weken opgeeft, hoe lang zal het duren voordat u zijn vervanger hebt? Als u voorbereid bent met een bijgewerkte functiebeschrijving, interviewvragen en een wervingsplan, inclusief waar u zult adverteren, wordt het gemakkelijker om de lijst met potentiële kandidaten te vinden en te beperken. Klaar zijn voor deze dag verhindert dat je je haastig voelt om de verkeerde keuze te maken uit je pool van kandidaten.

Fase 1: de taakbeschrijving creëren

Zodra het besluit is genomen om personeel te gaan werven voor een bestaande functie of een nieuwe functie, is het creëren of bijwerken van de taakomschrijving de eerste stap. De functiebeschrijving schetst de details van de positie. Het moet alles weerspiegelen wat nodig is voor de functie, zodat u elke kandidaat kunt beoordelen en de beste selectie kunt maken.

De elementen van een functiebeschrijving zijn:

1. Primaire taakfunctie
2. Plichten en verantwoordelijkheden
3. Onderwijs en ervaring
4. Kennis, vaardigheden en capaciteiten

Je moet kennis van HIPAA en medische privacy, sterke klantenservice vaardigheden en vaardigheden in het communiceren met de speciale populaties van je praktijk, zoals kinderen, geriatrische patiënten, mobiliteit uitgedaagd, hoorzitting uitgedaagd, etc. opnemen.

Fase 2: Het wervingsproces ontwikkelen

Voordat je de positie plaatst, heb je meer werk te doen. Het vergt plannen om hooggekwalificeerde professionals op medisch gebied te vinden. Er zijn vier stappen om het wervingsproces te ontwikkelen.

1. Ontwikkel een lijst met interviewvragen
2. Bepaal het type interviewmethode
3. Maak een advertentie voor de functie
4. Bepaal waar de positie moet worden geplaatst: het is effectiever om locaties te overwegen die de beste, meest getalenteerde en hooggekwalificeerde kandidaten aantrekken. Sommige hiervan zijn onder meer:

• Intern posten
• Gebruik maken van sociale media (LinkedIn is een geweldige netwerksite)
• Advertenties plaatsen op websites die zijn afgestemd op zorgverleners of professionals op het medische kantoor
• Gericht op hogescholen, universiteiten en handelsscholen
• Plaatsing op nationale recruitmentwebsites zoals Careerbuilder.com, Monster.com, etc.

Interviewvragen die u niet kunt stellen

Houd bij het ontwikkelen van interviewvragen wel rekening met vragen die uw kandidaat beledigen en proberen te voorkomen. Het is belangrijk om uw vragen op een manier te formuleren die u het antwoord geeft waarnaar u op zoek bent, maar die u kunt stellen zonder dat u later mogelijk juridische vertakkingen krijgt. Hier zijn enkele vragen die je niet kunt stellen en waar je om kunt vragen.

U kunt niet vragen: bent u Amerikaans staatsburger?
U kunt vragen: bent u gemachtigd om in de VS te werken?

Je kunt niet vragen: hoe oud ben je?
Je kunt je afvragen: ben je ouder dan 18?

Je kunt niet vragen: heb je een handicap?
U kunt vragen: bent u in staat om de taken van deze functie uit te voeren?

Je kunt niet vragen: is Engels je eerste taal?
Je kunt je afvragen: welke talen spreek je vloeiend of spreek je vloeiend?

Je kunt niet vragen: heb je kinderen?
U kunt vragen: wat is uw beschikbaarheid om buiten de normale werkuren te werken?

Fase 3: identificatie van een pool van gekwalificeerde kandidaten voor selectie

Nu de planning is voltooid, plaatst u de positie. U bent bereid om te beginnen met het accepteren van applicaties.

Op dit kritieke punt van rekruteren, is het tijd om een ​​pool van gekwalificeerde kandidaten te selecteren en te identificeren om te interviewen uit de pool van sollicitanten. Om het proces zo eenvoudig mogelijk te maken:

1. Stel een deadline in voor alle aanvragen die moeten worden ingediend
2. Bekijk de applicaties en sorteer ze in drie groepen
3. Leg applicaties opzij die niet voldoen aan de minimumvereisten van de functie
4. Evalueer elke groep applicaties afzonderlijk voor bepaalde criteria
5. Selecteer de top vijf kandidaten om contact op te nemen voor een interview

Versleep het proces niet en gebruik een strategie voor twee sollicitatiegesprekken

Het vervangen van een gewaardeerde medewerker, vooral in het medische kantoor, kan lang duren. Vaak nemen managers van medische kantoren beslissingen over het aannemen van een baan omdat ze de druk voelen om meteen een medewerker te vervangen. Neem de tijd. Maak kennis met potentiële kandidaten voordat u een definitieve beslissing neemt over het aannemen van een baan.

Zorg ervoor dat uw beleid aangeeft dat voor alle medewerkers een interviewproces met twee nodig is. Tegen het einde van het tweede interview zou je klaar moeten zijn om een ​​stevige beslissing te nemen zonder er enig voorbehoud over te maken. Zorg ervoor dat u een achtergrondcontrole uitvoert en verwijzingen belt voordat u een definitieve beslissing neemt om verdere vertragingen te voorkomen.

Bekijk alle kwaliteiten van een kandidaat

Onderwijs, certificering en ervaringen zijn belangrijke factoren en prekwalificaties. Maar iemand kan 20 jaar ervaring hebben in een functie, maar nog steeds niet de kennis, vaardigheden en capaciteiten vertonen die nodig zijn om het werk met succes uit te voeren.

Je hebt misschien wel of niet de mogelijkheid om training of extra tijd te geven om een ​​kandidaat te helpen vaardigheden te ontwikkelen na het huren. Sommige vaardigheden, zoals het toetsenbord, kunnen in de loop van de tijd verbeteren, maar er moeten strengere richtlijnen worden gevolgd als kennis van medische terminologie een vereiste is voor de taak.

Persoonlijke kenmerken moeten ook worden opgenomen als een bepalende factor in het selectieproces. Als de positie een instappositie is, is het misschien niet nodig om leiderschap te beschouwen als een persoonlijkheidskenmerk dat nodig is voor de functie. Maar alle kandidaten moeten integer zijn en laten zien dat hun daden en gedrag op het werk gebaseerd zijn op hoge ethische normen. Ze moeten diversiteit omarmen, de verschillen tussen mensen herkennen en respecteren. Houd in gedachten dat de manier waarop de patiënten en hun families worden behandeld, direct bijdraagt ​​aan het succesniveau van het medische kantoor.

Fase 4: Rekruteer een van de finalisten

Op dit punt in het rekruteringsproces zou je je pool van gekwalificeerde kandidaten gereduceerd hebben tot één of twee finalisten. Als u een panel of commissie hebt gekozen om te helpen bij de uiteindelijke beslissing, is dit het moment om elkaar te ontmoeten en de aanbevelingen voor de definitieve beslissing te verzamelen.

1. Verleng een informeel aanbod
2. Zorg voor een criminele achtergrondcontrole
3. Voer een referentiecontrole uit
4. Vereis een gezondheidsbeoordeling
5. Verificatiegegevens: er zijn specifieke vereisten voor gelicentieerde gezondheidswerkers en dit proces kan enkele weken duren. Voor administratief personeel, controleer alle certificeringen en graden.
6. Opvolgen met een formele aanbiedingsbrief
7. Bereid je voor op de eerste dag