Elektronische communicatie wordt tegenwoordig steeds populairder dan telefoongesprekken, "slak" -mail en, zelfs in sommige gevallen, face-to-face vergaderingen. In elke professionele omgeving, inclusief het medische kantoor, is het belangrijk om verschillende dingen te overwegen bij het verzenden van e-mails naar collega's, patiënten, artsen, ziekenhuizen, verkopers of andere professionals.
Mensen brengen een groot deel van hun dag door met het lezen en lezen van e-mails.
Waardevolle tijd moet niet worden verspild aan ineffectieve en onbelangrijke e-mails. Dezelfde professionaliteit die u zou gebruiken aan de telefoon, correspondentie per e-mail of face-to-face moet ook in een e-mail worden uitgedrukt. Onthoud altijd dat een e-mail een vorm van communicatie is en dat de manier waarop de ontvanger de boodschap interpreteert het enige is dat ertoe doet.
Voordat u een e-mail gaat maken en verzenden, moet u uzelf een aantal vragen stellen.
- Is e-mail de beste vorm van communicatie voor de informatie die ik verzend?
- Is het professioneel?
- Is het compatibel met HIPAA?
- Vertegenwoordigt het mij en het medische kantoor nauwkeurig?
E-mail etiquette regel # 1
Denk goed na over de inhoud van uw bericht voordat u op VERZENDEN drukt. Zorg ervoor dat e-mail de juiste vorm van communicatie voor uw bericht is in plaats van een telefoongesprek of een vergadering. Houd er rekening mee dat de inhoud het imago en de professionaliteit van uw Medical Office moet weerspiegelen.
Stuur geen e-mails die obsceen, beledigend, lasterlijk, lasterlijk, racistisch of seksueel van aard zijn, doorsturen of beantwoorden. De straffen kunnen ernstig zijn voor u en het medische kantoor.
E-mail etiquette regel # 2
Gebruik de juiste grammatica, interpunctie en spelling. Nogmaals, uw bericht is een weerspiegeling van uw medische kantoor.
Houd ook het bericht beknopt en gebruik de juiste lay-out voor uw bericht, waardoor het gemakkelijker leesbaar is. Test uw e-mail voordat u op SEND drukt .
Gebruik geen HOOFDLETTERS, omdat dit wordt beschouwd als schreeuwen of schreeuwen in de online wereld. Gebruik vet of cursief om een woord of zin te benadrukken. Vermijd ook het gebruik van extreem fraaie of vreemde lettertypen, omdat dit uw e-mail moeilijker maakt om te lezen.
E-mail etiquette regel # 3
Zorg ervoor dat de e-mail wordt verzonden naar de juiste ontvanger (s). Informatie in een medisch kantoor, met name met betrekking tot patiëntinformatie, moet alleen op basis van de behoefte worden gedeeld. Overweeg ook dat mensen informatie die niet relevant voor hen is, beschouwen als 'ongewenste e-mail'.
Bespreek geen persoonlijke en vertrouwelijke informatie of voeg geen patiëntbestanden bij in een e-mail. Gebruik patiëntaccountnummers of medische recordnummers om iemand te adviseren het account te controleren. Uw informatie moet daar worden vermeld.
E-mail etiquette Regel # 4
Reageer binnen 24 uur indien mogelijk op professionele e-mails. Als dat u niet genoeg tijd geeft, antwoord dan in elk geval dat u de e-mail hebt ontvangen en dat u zo snel mogelijk contact met ze opneemt.
Reageer niet op spam of verzoeken om zich te abonneren / afmelden.
Dit genereert alleen maar meer spam die uw zakelijke e-mail overspoelt.
E-mail etiquette regel # 5
Houd emoties uit e-mails. Wees beleefd en professioneel. Weet met wie je informeel kunt zijn nadat er voldoende tijd is verstreken om dat soort relaties op te bouwen.
Zeg niets in een e-mail waar u later misschien spijt van krijgt. Wees voorzichtig bij het verzenden of reageren op een e-mail in woede. Nooit persoonlijke opmerkingen over een andere persoon maken, opmerkingen maken die iemand beledigen of iets zeggen dat u niet persoonlijk zou zeggen.
E-mail etiquette regel # 6
Houd humor, grappen en ironie tot een minimum beperkt. Intenties zijn vaak "verloren in vertaling" in e-mails en mensen krijgen niet altijd de grap.
Denk erover na vanuit het perspectief van de ontvanger.
Stuur geen kettingbrieven meer, doorstuur ze niet en beantwoord ze niet. Het is onprofessioneel gedrag en sommige mensen zien dit als ongewenste e-mail. Vergeet niet dat de inhoud die u verzendt, het imago en de professionaliteit van uw medische kantoor moet weerspiegelen.