Als medisch officemanager ben je verantwoordelijk voor heel veel dingen. Je taken omvatten, maar zijn niet beperkt tot, taken zoals;
- Het inhuren van medisch kantoorpersoneel
- Toezicht houden op medisch kantoorpersoneel
- Delegatie van taken en toezicht houden op de voltooiing van taken
- Alle klachten van werknemers, verzekeringsmaatschappijen, artsen of patiënten tijdig en effectief aanpakken.
- budgettering
- Implementeren en begeleiden van kantoorbeleid en -procedures
- Toonaangevende en bemoedigende medische kantoormedewerkers
Al deze taken kunnen op elke dag noodzakelijk zijn en nog veel meer die hier niet worden vermeld. Dit is de reden waarom een van de belangrijkste facetten van het werk van een medische officemanager het kantoorpersoneel leidt en aanmoedigt.
Een wijs spreekwoord zegt: "Als u denkt dat u leiding geeft en niemand volgt, dan maakt u gewoon een wandeling." Om een effectieve officemanager te zijn, is het belangrijk om een goede leider te zijn.
Er zijn enkele eigenschappen die de meest succesvolle leiders gemeen hebben. De eerste van deze gemeenschappelijke kenmerken is dat een goede leider een dienaar is of iemand die uiteindelijk een groter doel dient dan de zijne. In een medisch kantoor kan dit betekenen dat de officemanager het algehele succes en welzijn van de praktijk als geheel boven hun eigen wensen en behoeften of die van een werknemer neerzet.
Dit kan een ongemakkelijk deel van het werk zijn, maar leiders die consequent eerlijk, eerlijk en betrouwbaar zijn zullen merken dat hun werknemers en artsen hen zullen respecteren en bewonderen voor het nemen van de moeilijke beslissingen wanneer niet iedereen het daarmee eens is.
Een ander gemeenschappelijk kenmerk van effectieve leiders en managers is dat ze oplettend zijn.
Leiders die weten wat er aan de hand is onder degenen die ze leiden, zijn het meest waardevol. Dit zijn de leiders die snel goed werk erkennen en die slechte werkgewoonten of problemen confronteren terwijl ze gebeuren, voordat ze de kans hebben om uit te groeien tot moeilijke of onhandelbare omstandigheden. De One Minute Manager- serie van Ken Blanchard is een geweldige hulpbron voor iedereen die zijn meest efficiënte en effectieve zelf wil worden. Deze boeken zijn hapklare allegorieën die over een uur of zo kunnen worden gelezen en gevuld met praktische wijsheid die meteen kan worden geïmplementeerd. Dit leent zich voor een ander gemeenschappelijk kenmerk onder uitzonderlijke leiders; levenslang leren.
De meest ongewoon productieve leiders zijn voortdurend aan het leren en groeien. Ze leggen veel nadruk op het leren van nieuwe en betere manieren om zichzelf en hun bedrijf te beheren. Ze blijven op de hoogte van de veranderingen in hun vakgebied en worden consequent aan zelfevaluatie en zelfverbetering gegeven. Deze leiders zijn vaak mentoren die graag hun kennis en wijsheid met anderen delen op bemoedigende en behulpzame manieren.
De volgende gemeenschappelijke eigenschap die hand in hand gaat met observant zijn, communiceert effectief. Een succesvolle leider communiceert duidelijk, volledig en effectief.
Het belang hiervan kan niet worden overschat, vooral in een medische setting, omdat vaak de behoeften van een medisch kantoor tijdgevoelig zijn. Communicatie wordt vaak verkeerd begrepen als alleen mondeling. De waarheid is dat communicatie een idee, informatie of gevoelens deelt en niet alleen wordt bereikt met woorden, maar ook met lichaamstaal, oogcontact, persoonlijke interacties en het geschreven woord. In een kantooromgeving, als een manager zegt: "kom naar me toe met ideeën of problemen die je hebt", maar spreek nooit met zijn werknemers of snijdt ze af wanneer ze een gedachte of bezorgdheid proberen uit te drukken, dan wordt een gemengd bericht ontvangen en is vertrouwen gebroken.
Wanneer kantoormemo's onduidelijk zijn, is een vergadering vol rambelen en klachten zonder duidelijke oplossingen, wordt de communicatie stopgezet en vaak vervangen verwarring en defensiviteit de plaats van begrip.
Dit zijn slechts enkele van de vele eigenschappen van een productieve en behulpzame officemanager. De lijst met verantwoordelijkheden is gevarieerd en veel, maar het is een baan die nooit saai is en vaak heel lonend.