Hoe krijgt u kopieën van uw medische dossiers

Proces, kosten en rechten van patiënten

Het herzien van uw medische dossiers is uw recht, en het is een goede zaak om elke keer dat u een arts bezoekt, te doen. Tenzij u in een gezondheidszorgsysteem bent dat u toegang geeft tot uw elektronisch medisch dossier, moet u een verzoek indienen voor kopieën van uw medisch dossier.

Volgens de federale wetgeving heb je het recht kopieën te krijgen van de meeste van je medische dossiers, of het nu gaat om papieren kopieën of elektronische medische dossiers .

Notities van artsen, medische testresultaten , laboratoriumrapporten en factuurinformatie moeten aan u worden verstrekt als u dit op de juiste manier vraagt.

De federale wet die de toegang tot onze medische dossiers regelt heet HIPAA (uitgesproken als HIP-a), de Portability and Accountability Act van Health Insurance. Deze regels gaan meestal over privacykwesties, maar zijn zo uitgebreid dat veel zorgaanbieders nog steeds verward zijn over hoe ze deze kunnen afdwingen. Die verwarring maakt het soms moeilijk voor u om uw administratie te krijgen, zelfs als u er recht op heeft.

Wie kan hun medische dossiers opvragen?

Als u kopieën van uw medische dossiers wilt ontvangen, dan:

• U moet de patiënt of de ouder of voogd zijn van de patiënt wiens dossier wordt opgevraagd.
• Als u niet de patiënt, ouder of voogd bent, dan moet u schriftelijke toestemming van de patiënt verkrijgen, soms met behulp van het formulier dat de aanbieder u geeft. Mantelzorgers of advocaten hebben mogelijk toegang tot records als de patiënt schriftelijke toestemming heeft gegeven aan de provider.

• Het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services biedt goede achtergrondinformatie om te begrijpen wie wel of geen toegang heeft tot de gegevens van een patiënt.

Veel patiënten geloven dat zij of hun vertegenwoordigers de enige mensen zijn die kopieën van hun gegevens kunnen verkrijgen. In feite zijn er veel anderen die zonder uw toestemming toegang tot uw medische dossiers kunnen krijgen.

Welke zorgaanbieders hebben uw medische dossiers?

Aanbieders, inclusief artsen, ziekenhuizen, laboratoria en andere artsen, moeten de meeste medische dossiers voor volwassenen zes jaar of langer bijhouden, hoewel dit verschilt van land tot land waar de gegevens zijn opgeslagen. In de meeste staten moeten de kinderrecords drie tot tien jaar na de leeftijd van 18 of 21 worden bewaard. Als u oudere records zoekt, neemt u contact op met de provider om te controleren of deze beschikbaar zijn.

• Providers zijn verplicht om notities of records die ze zelf hebben gemaakt te delen of testresultaten waarvoor ze kopieën hebben. Ze moeten ook alle informatie die door een andere arts aan hen is verstrekt delen als die informatie is gebruikt voor de diagnose en / of behandeling die met u is besproken.
• Diagnostische laboratoriumtestrecords voor dergelijke tests zoals bloedonderzoek, CT-scans, röntgenfoto's, mammografie of anderen, moeten worden aangevraagd bij de arts die ze heeft besteld, of bij uw huisarts. Vanaf 2014 kunt u deze resultaten echter rechtstreeks vanuit het lab aanvragen.
• Als u ziekenhuisrecords of verslagen van een andere medische instelling zoekt, moet u deze rechtstreeks bij die faciliteit opvragen.

Records die providers niet met u hoeven te delen

Houd er rekening mee dat de toegang tot bepaalde gegevens mogelijk wordt geweigerd, meestal gerelateerd aan verslagen over geestelijke gezondheid.

Als een provider van mening is dat als u naar uw medische gegevens kunt kijken, uw fysieke gezondheid in gevaar kan komen, kan uw verzoek worden geweigerd. Ze kunnen je toegang niet ontzeggen alleen maar omdat ze denken dat je van streek raakt, tenzij ze geloven dat boosheid zal leiden tot een poging om jezelf fysiek te schaden. Als u wordt geweigerd, moet de aanbieder dat schriftelijk laten weten.

Dit soort records en omstandigheden omvatten:

• Psychotherapie-aantekeningen
• Informatie samengesteld voor gebruik in een rechtszaak
• Records die zich niet in een toegewezen recordset bevinden
• Records die het leven en de veiligheid in gevaar kunnen brengen
• Als de record vermelding van een andere persoon bevat en uw toegang tot de record schade kan toebrengen aan die persoon

• Als de record informatie bevat van een bron die als vertrouwelijkheid is aangemerkt en uw verzoek die bron zou onthullen
• Als u in de gevangenis zit en uw gegevens opvraagt ​​bij de correctionele instelling en het vrijgeven van de gegevens kan een negatief effect hebben op de veiligheid, gezondheid, voogdij of rehabilitatie van uzelf, andere gedetineerden of correctionele medewerkers
• Als de informatie die u aanvraagt ​​deel uitmaakt van een onderzoeksproject en u ermee instemt dat de records niet openbaar worden gemaakt terwijl het project nog loopt, kunt u dat record misschien niet krijgen voordat het project is voltooid

Hoeveel kost het om uw records te bemachtigen?

Mogelijk moet u betalen voor de medische dossiers kopieën die u wilt worden bezorgd op papier, per fax of elektronische media. De prijs zal variëren vanwege verschillende factoren . Maar u hoeft alleen een redelijke vergoeding te betalen voor het verstrekken van het record. U kunt nog steeds uw record krijgen als u niet hebt betaald voor de geleverde medische diensten.

Hoe u uw medische dossiers kunt opvragen

De meeste praktijken en faciliteiten vragen u om een ​​formulier in te vullen om uw gegevens op te vragen. Bel het kantoor van de provider en vraag om een ​​kopie van het formulier. Ze moeten het aan u kunnen bezorgen per fax, e-mail of post, of u kunt het van het kantoor van de dokter ophalen.

Als de spreekkamer geen specifiek formulier heeft, kunt u een brief schrijven om uw verzoek in te dienen. Neem deze informatie op:

• Uw naam, inclusief uw meisjesnaam (indien van toepassing)
• Burgerservicenummer
• Geboortedatum
• Adres en telefoonnummer
• E-mailadres
• Record (s) worden aangevraagd
• Datum (s) van dienst (maanden en jaren onder de zorg van de arts)
• Handtekening
• Bezorgoptie (ophalen, faxen, e-mailen, etc.)

Wat als uw arts niet meer in de praktijk is?

Artsen blijven niet voor altijd in de praktijk. Net als de rest van ons veranderen ze van baan, gaan met pensioen, gaan verhuizen of sterven zelfs. De stappen die u moet nemen om uw medische gegevens te verkrijgen, zijn afhankelijk van wat er met de praktijk van uw arts is gebeurd en de gegevens nadat ze zijn vertrokken.

Oefen nog steeds in werking: als uw arts is vertrokken, maar de praktijk nog steeds actief is, moeten uw gegevens beschikbaar zijn via de praktijk. Volg hetzelfde protocol om uw medische dossiers op te vragen alsof de arts nog steeds in die praktijk werkte.

Als de praktijk werd verkocht : als de praktijk van uw arts werd gecombineerd met of gekocht door een andere praktijk, heeft de nieuwe praktijkentiteit nog steeds uw administratie. Dit geldt zelfs als uw arts er niet meer is of als een groep artsen de praktijk heeft gekocht. Volg hetzelfde protocol om uw medische gegevens te verkrijgen alsof de dokter daar nog steeds werkte.

Als de praktijk uit het bedrijfsleven is: als de praktijk van uw arts wordt afgesloten en niet meer wordt gebruikt, hebt u drie mogelijke bronnen:

• Neem eerst contact op met uw plaatselijke medische maatschappij . U kunt het telefoonnummer mogelijk online of in het telefoonboek opzoeken. U kunt ook de contactgegevens vinden die u nodig heeft via de medische gemeenschap in uw land. Iemand in de medische wereld moet in staat zijn om u te laten weten wat er is geworden van de praktijk van uw arts. Het is mogelijk dat ze erachter komen waar de doktersdossiers worden ondergebracht. Ze kunnen u ook vertellen hoe u een medisch dossier kunt krijgen als de procedure afwijkt van de standaardpraktijk.
• Als uw lokale medische maatschappij niet beschikt over de informatie die u nodig hebt, neemt u contact op met uw nationale medische vereniging . Nogmaals, een zoekopdracht naar de associatie van uw staat zou resultaten moeten opleveren.
• Tenslotte, als geen van deze mogelijkheden uitwerkt, neem dan contact op met de ziekenhuizen in uw omgeving. Artsen moeten een formeel proces doorlopen om privileges te krijgen om patiënten in een ziekenhuis te behandelen, en veel artsen doen dat op een bepaald moment in hun carrière. U kunt contact opnemen met een afdeling zoals chirurgie, interne geneeskunde of human resources. Ze weten mogelijk waar de gegevens van hun door die arts behandelde patiënten worden bewaard of kunnen u naar de juiste afdeling verwijzen.

Houd er rekening mee dat wanneer uw records elders zijn gehuisvest, ze moeilijk terug te vinden zijn, tenzij ze tot de minderheid behoren van records die al zijn overgebracht naar een elektronisch medisch dossier. Om die reden wordt u waarschijnlijk de kosten in rekening gebracht voor de kopieën die u wilt.

Wat gebeurt er nu

Nadat u het verzoek hebt gedaan, moet u mogelijk even wachten voordat u de records krijgt. Staatswetten regelen hoe snel die gegevens aan een patiënt moeten worden verstrekt. In sommige landen krijgt u onmiddellijk toegang tot de documenten in het kantoor van de arts, maar het kan zijn dat u tussen de 10 en 60 dagen moet wachten om uw eigen kopieën te verkrijgen. Andere staten hebben toegang binnen 30 dagen nodig. Deze termijnen kunnen soms worden verlengd als de omstandigheden dit rechtvaardigen.

Wat als je geen toegang hebt tot je gegevens?

Er zijn protocol- en klachtensystemen die moeten worden gevolgd als u de toegang of kopieën van uw medische gegevens wordt geweigerd. Neem die stappen als je denkt dat je ontkenning niet gepast is.

Als u iets verkeerds vindt met uw medische dossiers

Nadat u kopieën van uw records heeft ontvangen, moet u deze zorgvuldig doornemen . Als u fouten vindt, moet u deze onmiddellijk corrigeren om er zeker van te zijn dat ze geen invloed kunnen hebben op toekomstige diagnoses of behandeling die u mogelijk krijgt. U hebt het recht onder HIPAA om te verzoeken dat uw medische gegevens of facturen worden gewijzigd om onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren. Aanbieders komen meestal overeen om feitelijke onjuistheden te corrigeren. Maar als het een meningsverschil is, is uw provider niet verplicht om het record aan te passen. Als uw verzoek om een ​​wijziging niet wordt ingewilligd, kunt u met HIPAA een verklaring van onenigheid toevoegen aan uw dossier.

Een woord van

Weten wat er in uw medische dossier staat, maakt deel uit van een actieve rol in uw gezondheidszorg. Als u elektronische toegang tot uw medisch dossier hebt, moet u het na elke afspraak, zorgadviesbezoek of behandeling nakijken. Naast het geven van informatie over uw gezondheid, is het een kans om fouten op te helderen of om alles te bespreken wat niet duidelijk is met uw arts.

> Bronnen:

> CLIA-programma en HIPAA-privacyregel; Toegang van patiënten tot testrapporten, eindregel, Federal Register, Vol. 79, nr. 25, 6 februari 2014.

> Uw medische dossiers. US Department of Health and Human Services. https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/medical-records/index.html