Voor een medisch kantoor vormen vooraf verzamelde co-pays een belangrijk onderdeel van de inkomstencyclus. Directe collecties verminderen het aantal patiëntaccounts dat in slechte schulden of in de collectiestatus belandt. Het is gemakkelijker om van patiënten te verzamelen voordat de diensten worden verleend dan 60 dagen later nadat de verzekering uiteindelijk heeft betaald.
Ontwikkel een systeem
Uw medische kantoor of praktijk heeft een systeem voor vooraf verzamelde collecties nodig dat accuraat en consistent is. Uw beleid moet verder gaan dan alleen zorgen dat patiënten worden gevraagd naar hun copay of vergoeding wanneer zij aankomen voor hun afspraak of procedure.
Uw systeem start zodra de afspraak is gepland, zodat u weet wat de verantwoordelijkheid van de patiënt zal zijn. Nadat u dit hebt bepaald, moet u ervoor zorgen dat de patiënt weet wat te verwachten voor zijn financiële verantwoordelijkheid voorafgaand aan de afspraak. Wanneer ze voor de service aankomen, beschikt u opnieuw over procedures om de betaling constant te vragen en om opties te bieden.
Nauwkeurigheid en consistentie, samen met een systeem voor het bepalen en verzamelen van de verantwoordelijkheid van de patiënt, zijn de sleutels voor uw vooraf verzamelbeleid. Wanneer u een beleid ontwikkelt voor upfront-collecties voor uw kantoor, voegt u de volgende stappen toe.
Stap 1: Neem voor aanvang van het bezoek contact op met het verzekeringsbedrijf van de patiënt
Neem zo spoedig mogelijk nadat de afspraak is gepland contact op met de verzekeringsmaatschappij van de patiënt om te controleren of de patiënt nog steeds verzekerd is en om eventuele richtlijnen voor voorafgaande certificering te controleren. Ontdek de copay , aftrekbare en co-assurantie- informatie van de patiënt.
Stap 2: Controleer uw onderhoudscontract
Controleer uw managed care-contract om te bepalen wat uw vergoeding is voor het bezoek, de test of de procedure van de patiënt. Je hebt dit cijfer nodig om de copay te berekenen.
Stap 3: Bereken de Co-Pay
Bereken de geschatte verantwoordelijkheid van de patiënt. Zie het onderstaande voorbeeld.
$ 100,00 Kosten van de procedure
x 80% contracttarief
= 80,00 Toegestaan bedrag
- 50,00 Patiënt aftrekbaar
- 10.00 Patiënt Copay
= 20.00
x 20% patiëntverzekeringverzekeringspercentage
= 4.00 Bedrag van patiënten-verzekering
+ 50,00 Patiënt aftrekbaar
+ 10,00 Patiënt Copay
= 64.00 Geraamde verantwoordelijkheid van de patiënt (Copay)
Stap 4: herinneringoproep aan de patiënt met de verwachte co-pay
Neem de geschatte verantwoordelijkheid van de patiënt op in de afspraakherinnering, e-mail en de letter. Wanneer u contact opneemt met een patiënt om hun aanstaande afspraak te bevestigen, moet u hen eraan herinneren om hun rijbewijs of een ander identiteitsbewijs en hun actuele verzekeringsbewijs mee te nemen. Laat hen weten dat van hen verwacht wordt dat ze hun geschatte verantwoordelijkheid betalen voordat ze hun procedure volgen en de geaccepteerde betalingsmethoden vermelden.
Stap 5: Verzoek om betaling bij aankomst voor de appontment
Het personeel bij de receptie moet om betaling vragen als de patiënt arriveert voor de dienst voordat deze door de aanbieder wordt gezien. Herinner de patiënt eraan dat het bedrag dat zij betalen alleen gebaseerd is op een schatting. Schrijf nooit volledig betaald op de ontvangstbewijzen tot nadat u de betaling van de verzekeringsmaatschappij hebt ontvangen en de verantwoordelijkheid van de patiënt wordt vermeld op de verklaring van de voordelen (EOB).
Stap 6: betalingsopties aanbieden
Bied betalingsplanopties voor dure test- en chirurgische procedures.
Stap 8: post een bord
Zorg ervoor dat er borden worden geplaatst in wachtruimtes voor patiënten die duidelijk vermelden:
"Betaling is verschuldigd vóór de teruggegeven diensten"
Opmerking: vraag geen betalingen aan patiënten in de spoedeisende hulp
Probeer nooit betalingen van patiënten in de Spoedeisende Hulp te incasseren tot nadat ze door een arts zijn gezien vanwege EMTALA-voorschriften.