Fouten kunnen uw gezondheidszorg en uitkomsten beïnvloeden
Volgens de wet hebt u het recht om fouten te corrigeren die u in uw medische dossiers aantreft. Die correcties worden in de wet "wijzigingen" genoemd. De records zelf worden een "aangewezen recordset" genoemd.
Met name omdat medische gegevens van papier naar digitaal worden overgebracht, is er een aantal fouten die worden gemaakt. Uw beoordeling en correctie zijn absoluut gerechtvaardigd.
De juiste procedure voor het oplossen van fouten bij medische dossiers
Nadat u uw medische gegevens hebt verkregen en deze hebt gecontroleerd en een fout heeft gevonden, volgt u deze procedure:
1. Bepaal precies wat de fout is en of deze moet worden gecorrigeerd. Soms zijn fouten gewoon typografisch en kunnen ze al dan niet gecorrigeerd worden. Alle informatie die van invloed is op uw diagnose, behandeling of vermogen om gecontacteerd te worden, ongeacht of deze van invloed kan zijn op u of uw gezondheid van vandaag of in de toekomst, moet echter worden gecorrigeerd. Verder zijn er problemen met de diefstal van medische identiteit , daarom moet informatie met betrekking tot betaling, facturering of uw persoonlijke identiteit worden gecorrigeerd.
Hier zijn enkele voorbeelden:
- Als medische testresultaten, symptomen of behandelbeslissingen verkeerd worden geregistreerd, moeten ze onmiddellijk worden gecorrigeerd. Uw zorg en toekomstige gezondheid kunnen afhangen van hun nauwkeurigheid.
- Als uw telefoonnummer onjuist is, moet u ervoor zorgen dat het meteen wordt gecorrigeerd. Als u dit niet doet, wordt de verkeerde informatie gerepliceerd.
- Als het record zegt dat je afspraak om 14.00 uur was, maar je de dokter pas om 15.30 uur hebt gezien, heeft dat mogelijk geen invloed op je toekomstige gezondheids- of factureringsinformatie.
- Als uw arts u 45 minuten lang heeft ontmoet, maar slechts een afspraak van 10 minuten is vastgelegd, hoeft deze waarschijnlijk niet te worden gecorrigeerd. Dat is aan het adres van de provider om te corrigeren. Maar als u een afspraak van 10 minuten had en een langere periode werd geregistreerd, kan dit van invloed zijn op uw facturering en het bedrag dat u moet betalen. In dat geval kunt u overwegen om een wijziging van de record aan te vragen.
2. Neem contact op met het kantoor van de aanbieder of de betaler om te vragen of ze een formulier hebben dat ze nodig hebben om wijzigingen aan te brengen in uw medische dossiers. Als dit het geval is, vraag hen dan een kopie naar u te e-mailen, faxen of mailen.
3. Maak een kopie van de recordpagina ('s) waar de fout (en) optreden. Als het een eenvoudige correctie is, kunt u één regel door de onjuiste informatie slaan en de correctie met de hand schrijven. Door het op deze manier te doen, zal de persoon in het kantoor van de provider het het gemakkelijkst vinden en het het gemakkelijkst kunnen corrigeren. Als ze u een formulier hebben gestuurd om in te vullen, kunt u deze kopie in het formulier nieten.
4. Als de correctie meer van belang is, moet u mogelijk een brief schrijven waarin wordt uitgelegd waarom u denkt dat het verkeerd is en wat de correctie is. Als u een brief schrijft, moet u enkele basisbegrippen opnemen, zoals uw naam en de servicedatum van uw brief, en vervolgens uw brief nieten bij de kopie van de pagina die de fout bevat. Wees bondig en schrijf de correctie precies zoals u denkt dat moet worden opgemerkt. Het idee is om het voor de archiefmedewerker van de provider heel eenvoudig te maken uw records aan te passen.
5. Maak een kopie van elke pagina die je hebt samengesteld om naar de provider te sturen: het formulier dat ze je hebben gestuurd, de letters die je hebt geschreven en elke pagina waarop je hebt geschreven.
Mail, fax of lever uw wijzigingsverzoek persoonlijk af.
Wat gebeurt er nu?
De aanbieder of faciliteit moet binnen 60 dagen op uw verzoek reageren, maar kan tot 30 dagen duren als zij u schriftelijk een reden geven.
Ze zijn niet verplicht om de wijziging aan te brengen die u vraagt. In veel gevallen zullen ze dat doen, omdat het zowel u als de provider ten goede komt. Als ze echter van mening zijn dat uw verzoek geen enkele waarde heeft, kunnen zij weigeren het amendement aan te brengen. Zij moeten u schriftelijk op de hoogte brengen van hun beslissing.
Als ze hebben geweigerd uw gegevens te wijzigen op basis van uw verzoek, kunt u een formeel en schriftelijk geschil indienen dat aan uw bestand moet worden toegevoegd.
Als u het gevoel heeft dat uw privacy is geschonden tijdens het proces om een amendement aan te vragen, biedt de federale overheid een procedure voor het indienen van een formele klacht op de website van het Amerikaanse ministerie van Gezondheid en Human Services.
Corrigeren van records bewaarde door het Medical Information Bureau (MIB)
Het Medical Information Bureau is een organisatie die informatie verstrekt aan zorgverzekeraars, levensverzekeraars en andere entiteiten die belang hebben bij een combinatie van uw gezondheidsinformatie en kredietinformatie.
Om uw MIB-records te corrigeren, volgt u de procedure die zij op hun website hebben beschreven. Hoewel het in principe dezelfde procedure is als hierboven beschreven, is hun terminologie anders en ze bieden wel telefoonnummers.