1 -
Voorbereiden op veranderingOf het welkom is of niet, verandering is onvermijdelijk, vooral in de gezondheidszorg. Het is belangrijk om voorbereid te zijn op eventuele veranderingen die kunnen ontstaan door technologie, compliance of om te voldoen aan de eisen van uw patiënten. Ongeacht welke veranderingen uw medische kantoor ervaart, het belangrijkste belang van deze veranderingen is hoe u erop reageert.
Medische officemanagers moeten klaar en in staat zijn om kansen voor verandering te identificeren die de efficiëntie en effectiviteit van het kantoor verbeteren. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van trends in de zorg voor financiële planning, compliance en toekomstige planning.
2 -
Overgang naar 5010Hoewel de datum is verstreken voor alle providers, ziekenhuizen en betalers om te converteren van Versie 4010-normen voor elektronische zorgtransacties naar Versie 5010 voor elektronische claims, is de overgang nog lang niet voorbij. Faciliteiten in het hele land ervaren vele uitdagingen om terug te komen op de "normen" van facturering en codering. Het krijgen van schone claims die gefactureerd worden, kost tijd omdat het eenvoudig gezegd is dat niemand van ons precies wist waar we voor stonden.
De belangrijkste stap die u kunt maken, is elk probleem identificeren als het zich voordoet. Of u nu over een eigen IT-afdeling beschikt of contact opneemt met uw factureringssoftwareprovider, wees voorbereid met voorbeelden van wat uw facturen ervaren om de zaak te verhelpen. Jammer genoeg is er geen snelle oplossing, maar op de hoogte blijven van deze "bugs" zal je op de lange termijn goed van pas komen.
3 -
Bescherming van de privacy van patiëntenAlle zorgaanbieders hebben de verantwoordelijkheid om hun personeel getraind en op de hoogte te houden met betrekking tot HIPAA-conformiteit. Of opzettelijke of onopzettelijke, ongeoorloofde openbaarmaking van PHI wordt beschouwd als een overtreding van HIPAA. Hier zijn 5 tips om te voorkomen dat u HIPAA schendt:
- Beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg moeten heel voorzichtig zijn om af te zien van het vrijgeven van informatie via routinematig gesprek. Dit kan eenvoudig worden gedaan door een derde partij iets ogenschijnlijk onbelangrijk te noemen door te zeggen dat John Smith vandaag een kantoorbezoek had.
- Het bespreken van patiëntinformatie in wachtruimten, gangen of liften moet strikt verboden zijn. Gevoelige informatie kan door bezoekers of andere patiënten worden afgeluisterd. Zorg er ook voor dat u patiëntendossiers bijhoudt van gebieden die toegankelijk zijn voor het publiek.
- PHI mag nooit in de prullenbak worden gegooid. Elk document dat in de prullenbak wordt gegooid is open voor het publiek en is daarom een inbreuk op de informatie. Gebruik een externe service die is gespecialiseerd in de juiste verwijdering van PHI.
- Roddelen is bijzonder moeilijk te beheersen. Daarom is het belangrijk dat de toegang tot informatie strikt beperkt is tot werknemers van wie de baan die informatie nodig heeft. Dit type overtreding kan bijzonder schadelijk zijn voor de reputatie van uw organisatie, vooral in kleine gemeenschappen waar "iedereen iedereen kent".
- Het verkopen van patiëntenlijsten of het bekendmaken van PHI aan derden voor marketingdoeleinden is ten strengste verboden zonder voorafgaande toestemming van de patiënt. Houd er rekening mee dat openbaarmaking van patiënteninformatie alleen mag worden gebruikt voor het bieden van kwaliteitszorg.
4 -
InfectiecontroleHet voorkomen van de verspreiding van infectieziekten is het hoofddoel van infectiebeheersing in het medische kantoor. Zoals we allemaal weten, is goede handen wassen de meest effectieve manier om de verspreiding van infecties te voorkomen, maar handen wassen alleen kan het werk niet doen. Patiënten en personeel kunnen helpen door:
- Up-to-date blijven over immunisaties, inclusief de griepprik
- Gebruik van de juiste hygiëne bij hoesten en niezen
- Het volgen van de juiste richtlijnen bij het omgaan met bloed en andere lichaamsvloeistoffen
- Het dragen van geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen (PPE) indien van toepassing
De belangrijkste stap die het medische kantoor kan nemen om de verspreiding van besmettelijke ziekten te voorkomen, is door aanrakingloze of handsfree producten toe te voegen die de veiligheid van de patiënt bevorderen en de bescherming van patiënten en personeel garanderen.
5 -
Uitstekende claimsOf uw medische claims nu elektronisch worden gefactureerd of per e-mail worden gefactureerd, het is absoluut noodzakelijk dat uw medische kantoorpersoneel follow-up neemt bij de verzekeringsmaatschappijen om de status van de claim te verkrijgen. Zodra de rekening door de verzekeringsmaatschappij is ontvangen, hoeft u niet aan hun genade te zijn om tijdig te worden betaald.
Afhankelijk van uw factureringsmethode moet u verwachten dat u de betaling binnen 15 dagen ontvangt. Als uw verzekeringsbetalingen een gemiddelde hebben van een doorlooptijd die langer is dan 30 dagen vanaf het moment dat uw facturen worden verzonden totdat u de betaling ontvangt, moet uw kantoor een procedure ontwikkelen voor claimopvolging. Het opvolgen van de status van uw claims kan uw transactiedagen zeker verbeteren.
6 -
Interne controleInterne beheersingsmaatregelen worden gedefinieerd als een proces dat is ontworpen om fraude te ontmoedigen, bedrijfsmiddelen te beschermen en naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Interne controles zijn alleen effectief als ze worden bepaald door de specifieke behoeften van het medische kantoor, geïmplementeerd, gecontroleerd en gemeten om te zorgen dat ze werken zoals gepland.
Het medische kantoor moet een proactieve aanpak volgen om wangedrag door werknemers te voorkomen en op te sporen door een beleid te voeren met betrekking tot interne controles. Preventie en detectie spelen een zeer belangrijke rol in elk proces van interne controle door het minimaliseren van een bepaald risiconiveau.