Planning voor een medisch kantoor of organisatie
Het kost veel tijd en veel planning bij het implementeren van het proces van selectie en het verwerven van een informatiesysteem (IS) in een zorgorganisatie. Dit proces kan variëren van organisatie tot organisatie, maar blijft nog steeds zeer cruciaal voor het succes van de organisatie.
Medische kantoorprofessionals moeten worden geïnformeerd over de details voordat ze beginnen met het proces van het verwerven van een informatiesysteem, hoe de doelen van de organisatie het selectieproces aansturen en de rol die elk van de belanghebbenden speelt bij het selectie- en acquisitieproces.
Outsourcing of interne IT-technici
Een van de eerste beslissingen is of te kiezen tussen het uitbesteden van de IS en / of het binnenhalen van IT-technici (informatietechnologie) om binnen de faciliteit te werken.
Ten eerste: de overdenkende organisatie moet vragen: "Welke kosten zijn we bereid te besteden aan de implementatie van dit nieuwe proces en wat zijn de voordelen van elke keuze, outsourcing of in huis?" De antwoorden van deze twee vragen zullen de organisatie helpen de juiste richting voor het implementeren van een nieuw informatiesysteem.
Ten tweede: de doelen moeten worden gesteld op wat er uit dit nieuwe informatiesysteem wordt gewenst en nodig is. De lijst moet de doelen van werknemers individueel en als geheel, de doelen van de frontoffice, de doelen van de backoffice, alle deelnemende artsen en de doelen die nodig zijn om patiënttevredenheid te bereiken, omvatten. Deze doelen zullen de toon aangeven voor hoe de organisatie hun selectieproces voor informatiesystemen zal aansturen.
De doelen die binnen de organisatie zijn gesteld, zullen het selectieproces van het implementeren van een nieuw informatiesysteem op meerdere manieren stimuleren. Elke organisatie functioneert anders dan andere. Dit kan inhouden dat er meer of minder behoeften zijn, met een groter of kleiner aantal patiënten, verschillende systeemformaten vereisen en / of van één of meerdere servers werken.
Deze factoren voor het kiezen en implementeren van een informatiesysteem voor de gezondheidszorg zullen allemaal een rol spelen in het besluitvormingsproces van de implementatie van een nieuw informatiesysteem.
Wie gebruikt het informatiesysteem?
De overdenkende organisatie moet beslissen wie elk systeem gaat gebruiken en welke vereisten zij zullen hebben om de taken als werknemer te vervullen en tegelijkertijd hun patiënten tevreden te stellen. Men kan zien dat wanneer er wordt gekozen om een informatiesysteem in een zorginstelling te implementeren, er veel factoren zijn om te overwegen. Bijvoorbeeld: de werknemers, de patiënten of iemand anders die mogelijk gelieerd is aan de organisatie. Voordat u beslissingen neemt op basis van een nieuw informatiesysteem, moet u ervoor zorgen dat de doelen zijn gesteld en duidelijk worden begrepen door alle betrokken partijen. Dit zal eventuele misverstanden in de toekomst verminderen.
Een andere belangrijke factor bij het nemen van deze beslissing is de opleiding van werknemers, de kosten om deze werknemers op te leiden en het vermogen van de medewerkers om het nieuw geïmplementeerde informatiesysteem te leren gebruiken.
HIPAA-conformiteit voor medische informatiesystemen
Last but not least, zorg ervoor dat uw medische kantoor voldoet aan HIPAA. Met het toegenomen gebruik van informatietechnologie in de gezondheidszorg moet uw medische afdeling manieren blijven vinden om de beveiliging van de beschermde gezondheidsinformatie (PHI) van de patiënten die zij bedienen te handhaven.
HIPAA-beveiliging verwijst naar het instellen van veiligheidsmaatregelen voor PHI in elk elektronisch formaat. Dit omvat alle informatie die elektronisch wordt gebruikt, opgeslagen of verzonden. Elke faciliteit die door HIPAA wordt gedefinieerd als een gedekte entiteit heeft de verantwoordelijkheid om de privacy en veiligheid van de informatie van haar patiënt te waarborgen, evenals de vertrouwelijkheid van hun PHI te handhaven.
Het is absoluut noodzakelijk dat medische gegevens vertrouwelijk blijven en niet toegankelijk zijn voor mensen die niet over de juiste autorisatie beschikken. Openbaarmaking met betrekking tot de beschermde gezondheidsinformatie (PHI) van een patiënt zonder hun toestemming wordt beschouwd als een overtreding van de Privacyregel.
Alle zorgaanbieders hebben de verantwoordelijkheid om hun personeel getraind en op de hoogte te houden met betrekking tot HIPAA-conformiteit. Of opzettelijke of onopzettelijke, ongeoorloofde openbaarmaking van PHI wordt beschouwd als een overtreding van HIPAA.