Veilig papier en elektronische PHI verwijderen
Er zijn verschillende manieren om op een correcte manier over beschermde gezondheidsinformatie te beschikken. Correcte verwijdering van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) en andere vertrouwelijke informatie, ongeacht of het papier of elektronisch formaat een vereiste van HIPAA is. Elke faciliteit die door HIPAA wordt gedefinieerd als een gedekte entiteit heeft de verantwoordelijkheid om de privacy en veiligheid van de informatie van haar patiënt te waarborgen, evenals de vertrouwelijkheid van hun PHI te handhaven.
Er zijn een aantal oplossingen die uw medische kantoor kan vaststellen om PHI op de juiste manier af te danken wanneer de informatie niet langer nodig is.
Juiste verwijdering van papier PHI
Papier PHI mag nooit in de gewone prullenbak worden gegooid. Het plaatsen van PHI in vuilnisbakken of afvalcontainers is geen veilige methode voor het verwijderen van PHI. Prullenbakken en afvalcontainers zijn toegankelijk voor het publiek en er is geen manier om documenten te beschermen tegen het verkrijgen en de weergave van de inhoud. Bedrijven zijn beboet voor het illegaal weggooien van PHI in afvalcontainers compleet met namen van patiënten, geboortedata, burgerservicenummers en andere beschermde gezondheidsinformatie.
Voordat PHI kan worden weggegooid, moet het onleesbaar worden gemaakt door het te versnipperen of te verbranden. De zekerste manier is om een gerenommeerd bedrijf in te schakelen om de records te vernietigen. Help uw medewerkers om aan deze procedures te voldoen:
- Plaats kleine vuilnisbakken op elke werkplek duidelijk aangegeven met de tekst "PHI ALLEEN VOOR GOEDE VERWIJDERING - NIET AFVALEN". Hiermee voorkomt u dat informatie per ongeluk in de prullenbak terechtkomt.
- Zorg ervoor dat u zowel veilige als niet-beveiligde gebieden bewaakt waar afval wordt weggegooid als een voorzorgsmaatregel voor elke PHI die een patiënt zou kunnen weggooien. Bijvoorbeeld in de wachtruimte en de toiletten.
- Houd er rekening mee dat bepaalde informatie mogelijk extra beveiliging nodig heeft, zoals burgerservicenummers, patiëntdiagnose en creditcardnummers.
- Maak er een beleid van dat alle papieren documenten in een prullenbak worden geplaatst, of er een PHI op staat of niet, om verwarring te voorkomen.
- Voer willekeurige inspecties uit om te zorgen dat iedereen compliant is.
Juiste verwijdering van elektronische PHI
Het is minder waarschijnlijk dat elektronische PHI verwijdering vereist. Als uw kantoor echter verwijderbare of draagbare elektronische media zoals diskettes, cd's of flashstations gebruikt, moet u alle informatie die niet langer nodig is, wissen, opnieuw formatteren of opnieuw formatteren. De beste manier is om gebruik te vermijden waar mogelijk.
Als het nodig is om over elektronische PHI te beschikken, gebruikt u clearingsoftware of hardware om gevoelige gegevens met niet-gevoelige gegevens te overschrijven. Andere opties zijn opschonen, waarbij een sterk magnetisch veld vereist is om de gegevens te vernietigen, of het apparaat vernietigen met behulp van methoden zoals verbranden, versnipperen en smelten. Bedrijven die beveiligde papieren PHI-verwijdering bieden, kunnen ook zorgen voor een veilige elektronische verwijdering van PHI.
Zorg ervoor dat u informatie van de harde schijf verwijdert van computers die niet langer in gebruik zijn of die op een zodanige manier worden verkocht dat de gegevens niet kunnen worden hersteld. Blijf op de hoogte van HIPAA-compliance om ervoor te zorgen dat u de meest recente richtlijnen volgt.