5 Belangrijke functies van de receptie

D e receptie van een medisch kantoor kan een erg drukke plaats zijn. Het personeel bij de receptie is essentieel voor de vlotte werking van het medische kantoor. Het personeel bij de receptie bestaat meestal uit receptionisten en / of medische assistenten en afhankelijk van de grootte van het medische kantoor kan één persoon beiden zijn. Naast de klinische taken is de receptie verantwoordelijk voor vijf administratieve taken:

1. Patiënten groeten
2. Beantwoorden en beheren van de telefoon
3. Afspraken plannen
4. Interoffice-communicatie
5. Externe correspondentie

1 -

Patiënten groeten

Begroeting van patiënten gaat niet alleen over wat je zegt, het gaat ook over hoe je omgaat met patiënten. De receptie is ervoor verantwoordelijk dat de patiënten zich welkom voelen.

De receptie is de eerste indruk die een patiënt krijgt als hij belt of de medische praktijk bezoekt. Het is belangrijk dat de receptie uitzonderlijke klantenservice levert en een positieve representatie van de medische praktijk is.

Hier zijn andere manieren om patiënten te begroeten:

• Beantwoordt de telefoon met behoud van een beleefde, consistente manier met behulp van de juiste telefoonetiquette
• Houdt de receptie schoon en georganiseerd
• Registreert nieuwe patiënten en werkt bestaande demografische gegevens van patiënten bij door patiënt-gedetailleerde patiëntinformatie te verzamelen, inclusief persoonlijke en financiële informatie
• Vergemakkelijkt de doorstroming van patiënten door de verstrekker van de aankomst van patiënten op de hoogte te stellen, op de hoogte te zijn van vertragingen en te communiceren met patiënten en klinisch personeel
• Reageert op een beleefde manier op patiënten, toekomstige patiënten en vragen van bezoekers

2 -

Beheert de telefoon

Hoewel het beantwoorden van de telefoon op een beleefde en consistente manier deel uitmaakt van het begroeten van patiënten, is het niet de enige taak van de telefonische verantwoordelijkheden van de receptie. De receptie heeft de verantwoordelijkheid om alle inkomende oproepen te ontvangen en ook uitgaande gesprekken te plaatsen wanneer dat nodig is.

• Inkomende oproepen: inkomende oproepen bestaan ​​uit patiëntoproepen, telemarketeers, farmaceutische vertegenwoordigers, andere artsen en meer. De receptie moet de juiste telefoonetiquette gebruiken bij het beheer van de telefoons met behulp van deze communicatievaardigheden: wees een actieve luisteraar, heb goede telefoonmanieren, schermoproepen, gebruik tact, stel vragen en onderhoud de vertrouwelijkheid.
• Uitgaande gesprekken: soms moet de receptie uitgaande gesprekken plaatsen om een ​​afspraak met een patiënt te bespreken, afspraken of verwijzingen buiten de deur te maken of benodigdheden te bestellen. Als vertegenwoordiger van het medische kantoor is het net zo belangrijk om de juiste telefoonetiquette te gebruiken.

3 -

Afspraken plannen

Effectieve planning is noodzakelijk voor een uitstekende patiëntenervaring en een soepele patiëntstroom. De meeste medische kantoren maken gebruik van planningssoftware die het plannen van afspraken eenvoudig en gemakkelijk maakt. De receptie moet echter annuleringen of no-shows kunnen invullen en efficiënt worden in het communiceren van wijzigingen in het schema aan patiënten en artsen.

4 -

Interoffice-communicatie

De receptie van het medische kantoor is als een communicatiehub. De meeste interoffice-communicatie verloopt via de receptie, vooral als het gaat om administratieve taken met betrekking tot de patiënt.

Om op de meest effectieve wijze te communiceren, is duidelijke en beknopte informatie cruciaal. Of het nu in een memo, een schriftelijke communicatie, via een interne e-mail, een op een interactie of in een groepsomgeving is, het is belangrijk om bij het onderwerp te blijven en niet van het punt af te wijken.

Enkele basisvaardigheden die nodig zijn voor effectieve interoffice communicatie zijn:

• Telefoonetiquette
• Klantenservice
• Basic word en excel-programma's
• Tijdsbeheer
• Organisatie vaardigheden

5 -

Externe communicatie

Externe communicatie omvat mogelijk communicatie met verkopers, andere artsenpraktijken, verzekeringsmaatschappijen en andere bedrijven. Dit kan het maken van uitgaande telefoongesprekken vereisen, het typen van professionele brieven, faxen en brieven versturen.

Kennis van kantoorprocedures die meestal worden verkregen via een certificaat of Associates-graad in een zakelijk programma, waaronder administratieve processen en procedures, verwerking van claims, het voorbereiden van patiëntendiagrammen en basiscomputervaardigheden. Elementaire vaardigheden als administratief assistent en het adequaat kunnen bedienen van kantoorapparatuur zijn belangrijk voor het succes van een front office.